入札情報や行政・自治体サイトの施策の情報収取を
自動化し作業負荷軽減やロス削減を実現

国や自治体等の公共団体、公益企業に対する入札情報や申請情報、補助金情報等をキャッチアップしたい考えているが、なかなかタイムリーにサイトチェックを行い、情報を取得することが難しく、申請時期を過ぎてしまうことなどの課題を抱えていました。

それらの情報を調べるにしても、地方自治体のホームページから情報を取得したり、入札情報サイトを見て新着情報を調べたりするにしても、かなり細かいカテゴリに分かれており、調べる数も月間100件以上あり負担が大きい作業でした。

日々、目視でサイトチェックを行い、目的の情報を探して、まとめて、それらをもとに申請する、入札するなど、検討段階までの一連の流れはかなり時間を要する作業でした。

サイトチェック作業を自動化できて、入札情報や申請情報に更新があったら早期把握できるようなシステムがあれば貴重な営業チャンスを逃すこともなくなり、作業効率化も実現できるので、どうにかならないだろうかと考えていました。

CERVNを選んだ理由

これまで、繁忙期は月間100件以上、年間では600件以上の国や自治体等の公共団体、公益企業への申請受付情報を早期把握するために、担当部署のメンバーが掲載されない日も含めて日々サイトチェックしていました。

情報掲載範囲が広く、半日近くかかって調べるのが日常で、その作業にかける時間はかなり非効率的だと感じていました。また、作業を担当しているメンバーもその仕事以外にも多くの仕事を抱えており、時期によってはサイトチェックに時間を全くかけられないような日もありますので、結局ばらつきが出てしまい、いざ時間が取れるタイミングがあってもチャンスロスしていることもありました。

これをどうにか解消し、スムーズにサイトチェックを行い、情報取得できるような方法はないかと考え、「入札情報 更新」などのキーワードで自動化できるようなツールを探しました。

そこでヒットしたのがCERVNで、これで今抱えている課題が解決できそうな気がして問い合わせました。

CERVNを活用いただいた結果どのような効果があったか？

無料お試し期間があり、同じ機能が使えるということだったので、まず、これまでチェックしてきた多数の地方自治体の入札や補助金に関するページを登録し、自動でサイトチェックが行われて、情報が開示されたり更新されたらきちんと検知してアラートメールが飛んでくるかどうかを確認しました。

結果、必要な情報は自動で差分がわかり、これまで何時間もかけて調べていたことが一目瞭然でわかる管理画面を見て、なぜもっと早く導入しなかったんだろうと後悔してしまうほど手軽に情報が把握できるようになりました。

数時間かかっていた作業は、アラートが飛んできた時にチェックするだけになり、タイムリーな情報を即対応できるようになったのでこれまでのようなチャンスロスもなくなりました。

何より作業担当者が負担に感じていた非効率的だったアナログ作業がDX化されたことで他の作業へ時間を使うことができ、注力したい業務のモチベーションUPに繋がりました。

CERVNが有益だと思われる点

CERVNは、まさにデジタル技術とデジタル・ビジネスモデルを用いて組織を変化させ、業績を改善するというDXの定義にふさわしいツールだと思いました。

これまで煩わしい、非効率的で時間を要するアナログでのサイトチェック作業が、CERVN導入によって効率化が実現し、調べるサイト数が多ければ多いほど、時間がかかればかかる程、このツールの導入は有益だと思いました。

初めの設定部分や、操作に慣れるまでは、労力は手作業と大して変わらないのではないかとさえ思っていましたが、結果的には全然違うとわかりました。

サイトチェックという「手作業で当たり前」だと思われる部分でも、日々の業務の繰り返しで大幅な業務効改善に繋がりました。また、実務として情報収集のためにサイトチェックに携わっているメンバーの負担が軽減されたことで他の仕事へリソースを配分でき、組織全体が良い方向に変化するきっかけになった点でも有益だと感じました。