入札情報の収集に！メール通知で素早く知る方法をご紹介

1.入札情報の収集のよくあるお悩み

入札情報の収集にまつわる、よくあるお悩みを見ていきましょう。

●入札情報の収集とは

入札情報とは、国や地方自治体などの官公庁が企業などの民間企業と契約締結を結ぶ際の契約方式である「入札」に関する情報のことです。

具体的には、発注機関からの公示や公告、入札経過、入札結果などの入札に関わる情報全般を指します。

入札を行いたい企業は、できるだけ多くの入札情報を収集し、自社が入札を希望する内容かどうかをいち早く確認し、入札が決まれば準備をする必要があります。そのため、日ごろからの入札情報の調査を継続的に実施することは欠かせないものとなります。

●入札情報の収集にまつわるよくあるお悩み

入札情報の収集のよくあるお悩みには次のことがあります。

・手作業による情報収集では非効率
インターネット上には、入札情報が膨大に掲載されています。そのため、人力による手作業の情報収集は非効率と感じてしまうことがあります。

・入札情報を入手して入札したとしても落札できるかわからない
入札情報の収集に人件費などのコストをかけてはいるものの、良い入札情報が見つかり、入札したとしても落札できるかはわかりません。もし落札できなければ、コストに無駄が出てしまいます。

・情報が公開され次第、できるだけ早く知りたい
入札情報の察知は早ければ早いほど、また入札までの準備期間が長ければ長いほど有利になります。しかし人力調査では時間がかかり、見落としも起きるため、入札情報の公開後しばらくたってからようやく発見するといったケースも少なくありません。そうなれば入札において不利になってしまいます。

・検索しにくい情報サービスもある
入札情報を公開している情報サービスサイトは複数存在しますが、検索性が低く、入札したい案件情報を見つけられないと利便性の面で不満を感じることもあります。

関連コラム：検索不要！入札情報を自動通知する方法をご紹介

2.入札情報の収集課題を対策する方法

入札情報収集の課題解決につながる収集方法として、2つの方法をご紹介します。

●入札情報サービス

入札情報サービスとは入札情報が一元的に集められているWebサイトです。一般財団法人 日本建設情報総合センター（JACIC）が運営する「入札情報サービス（PPI：Public Works Procurement Information Service）」のほか、各地方自治体が運営するサイトや、民間企業が運営するサイトなど複数あります。

これらのサービスサイトでは、手動調査ではありながら、中長期検索、工事検索、業務検索、MAP検索といったさまざまな検索方法が用意されていることもあるため、多方面から検索ができます。

●Webモニタリング自動化ツール

Webモニタリング自動化ツールとは、あらかじめ登録したWebサイトを定期的に自動でモニタリングし、更新が見つかり次第、メールで通知を出すツールです。

入札情報が掲載されるWebサイトの更新が確認され次第、自動で通知を受けられます。自社が求める入札案件が公開されたかどうかを自動でチェックすることができます。

手動で検索しなくて良いため、人的コストや手間などのコスト削減につながると考えられます。情報が公開され次第、できるだけ早く知りたいというニーズにも応えられます。

手作業による情報収集に課題を強く持っている場合には、おすすめの方法です。

3.入札情報サービスのメリット・デメリット

入札情報サービスは、一般に広く使われており、入札情報のチェックには欠かせないサイトといえるでしょう。具体的なメリットとデメリットを確認しておくと良さそうです。

●メリット

・一つのWebサイト上で検索できる
インターネット上を検索エンジンなどで検索していると、検索範囲が膨大となってしまう上に欲しい情報が優先的に表示されるとは限りません。入札情報サービスでは、バラバラに存在している情報が一つのサイトに一元化され、検索しながら効率的に必要な情報にたどりつきやすいといえます。
また、エリアや入札資格などの詳細から検索することができるため、自社にあった入札情報を収集することができます。

・新着案件のメール配信サービスがあるサイトもある
キーワードや都道府県などの入札条件を事前登録しておくと、条件にマッチした入札案件がメールで通知されるサービスを提供している場合もあります。利用することで、迅速な情報入手が可能になります。

●デメリット

・手動検索の手間と時間を要する
便利ではあっても、手動検索で行う必要があるため、手間と時間を要するのは大きなデメリットです。

・新着案件も手動で見つける必要性がある
メール配信サービスがないサイトもあるため、その場合には、定期的にサイトに訪れ、新着案件を手動で見つける必要があります。

4.入札情報の収集はWebモニタリング自動化ツールがおすすめ

Webモニタリング自動化ツールは、入札情報サービスのデメリットを埋めることが可能です。Webモニタリング自動化ツールであれば、手動検索の手間と時間を削減し、メール通知があり次第、必要な情報だけに迅速にアクセスできます。

●Webモニタリング自動化ツールで出来ること

・メールで更新通知
Webモニタリング自動化ツールを入札情報収集に利用すれば、メール通知機能によっていち早く情報を掴むことができるので、余裕を持って入札の準備ができます。

また情報収集のコストパフォーマンスが高いため、コスト的な課題をすっきり解消できます。

作業者の負担が減ることにより、モチベーションアップが期待できる上に、空いた時間をコア業務に充てることも可能になります。

・特定のページだけチェック
URLを指定して更新通知を受けることができます。そのため、検索結果別に固有のURLで表示されるサイトであれば、そのページを指定することで希望の条件にあった検索結果の更新をチェックすることができます。

・キーワード指定での更新チェック
キーワードを指定して更新チェックをすることができます。例えば自治体で探す場合は「東京都」「埼玉県」「神奈川県」といった県名や市区町村名を含むキーワードで更新があった場合は検知することができ、分類で探す場合は「建築」「土木」といったジャンルのキーワードを指定すれば、必要な入札案件だけを検知することができます。

このように入札情報収集を効率化ができるWebモニタリング自動化ツールがおすすめです。

5.まとめ

入札情報の収集の効率的な方法をご紹介しました。入札情報は最新情報をいかに効率的かつ、素早く取得できるかがポイントになります。Webモニタリング自動化ツールは最も役立つツールといえるでしょう。

キーウォーカーのWebモニタリング自動化ツール「CERVN」は入札情報収集の利用実績もあります。ぜひお役立てください。